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アメリカ 化学物質管理計画
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化学物質管理計画 効果的なリーダーシップ、計画立案、実行のケーススタディ 資料出所：American Industrial Hygiene Association （AIHA）発行 「The Synergist」 2004年 1月号 p.22 （仮訳 国際安全衛生センター） |
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パメラ・R・ブラウン、ジェフ・L・ビハー、ジョン・ハウスマン（Pamela R. Brown, Jeff L. Behar and John Houseman） 安全プログラムを成功させるためには、方針や責任者を明確に示した完璧な計画を紙に書いておくだけでは十分でない。安全対策のプロセスには、いつ何時も人間が関っている。安全プログラムが職務の一環として実行され、受け入れられるためには、組織内の全ての主要部門が協力し、知恵を出し合って、プログラムの諸要素を現実的でよく考え抜かれたものとする必要がある。 以下のケーススタディは、ある学際的な研究所における安全管理手法の成功例である。 背景 カリフォルニア技術研究所（California Institute of Technology）に所属するジェット推進研究所（Jet Propulsion Laboratory: JPL）は、200以上の研究室によって構成され、各研究室で実施される実験プロジェクトは、小規模で短期的なものから大規模で長期的なものまで、多岐にわたる。JPLでは、研究過程で化学物質を使用する研究室に対し、それぞれ個別の化学物質管理計画を策定、実行することを義務付けている。 研究室別化学物質管理計画（laboratory specific chemical hygiene plans: LSCHPs）は、既存のJPL化学物質管理総合計画（JPL master chemical hygiene plan）を補完するために策定された。化学物質管理総合計画は、JPL全体を一つの単位とするものだが、研究室ごとの安全情報と安全対策手順も盛り込まれている。この総合計画には、基本的な安全指針、安全問題の連絡先、必要な訓練内容、コミュニケーション手法、さらには、個々の研究室における化学物質のハザードの特定・評価の主な責任者と手法が示されている。一方、研究室別の計画は、個々のプロジェクトへの適用を主眼としている。 LSCHPは、各研究室の研究主任が作成し、JPLの化学物質管理者もしくは指定の安全専門家が内容をチェックすることになっている。LSCHPは、ハザードコミュニケーション基準の要件に合致しているが、化学物質管理のより深い浸透を促すものとなっている。 安全管理と経営陣の支援 安全には誰もが責任を持つ必要がある。しかし、効果的な安全対策の実施には、経営陣の協力と支援が欠かせない。一般に、経営陣は手順を変更したり、資源の割り振りを見直したり、影響力を行使して人々を従わせる権限を持つ。上層部経営者は、重視すべき点や方向性を例示し、指導力を発揮する。こうしたことは全て、プログラムの成功に不可欠である。 JPLの安全部門は、経営陣の協力を取り付けるにあたり、法解釈に基づくLSCHPの全般的な必要条件を述べるとともに、適用可能範囲を探るために実施した研究室点検の第一次評価結果をひととおり説明した。この説明には、プログラム「展開」要素の基本コンセプトや、影響力、直接・間接の潜在的コスト要因も含まれていた（図1参照）。 ライン管理職は、安全に最も影響力を持つ。ライン管理職と言えば、常に従業員とともに働き、彼らを指揮、監視する多忙な職務である。慣例を変える必要性を示し、最終的に新プログラムを研究室の人々に受け入れてもらうためには、ライン管理職のリーダーシップが必要であった。 試験的プログラム（pilot study）への参加者もまた、各自の技術部門において積極的な模範例となり、リーダーシップを発揮した。試験的プログラムの参加者の中には、研究者の仲間うちで一目置かれる人々も含まれていた。彼らのような利害関係者は、研究主任と同様、プログラムの重要性を理解し、うまく導入できるよう助け、各自の組織内で同僚や部下の協力を取り付けることによって、リーダーシップを発揮した。 目標 JPLの全研究室を対象に調査を行った結果、少量ずつではあっても、化学物質を多用している研究室が約80あった。したがって、まず、80のLSCHPを作成することが必要だった。さらなる目標は、簡潔で使いやすい提出書類用の書式を作成することだった。その上で、一年以内に80のLSCHPを個別に策定、実行するという全体目標が立てられた。 利害関係者の参加 JPLは、研究者は各自の研究目標に取り組むだけで忙しく、新たな安全プログラムの導入には一定の抵抗を示すと見ていた。６つの研究室の研究主任と個別に話し合った結果、新プログラムに必要な重要要素がいくつか確認された。
安全部門の管理職は、LSCHPを段階的に策定する必要性に気づき、CSCにこうした段階的手法の検討を依頼した。この段階的手法は、まず提出書類の様式を作成し、次に5つの研究室を対象に試験的プログラムを実施し、その後、各技術部門の全研究室でプログラムを実施するというものだった。試験的プログラムには、5つの技術部門を代表する5人の有志の研究室長が着手することになっていた。これは、技術部門ごとに安全面での問題も異なるため、各技術部門の意見を反映させ、プログラムをそれぞれのニーズに対応できるようにするためだった。この結果、プログラムへの参加意識が促され、実施に向けて内部推進者を確保することもできた。 プログラムの策定段階では、化学物質を使用する研究室の研究主任および技術主任ならびに一般職員から、CSCには、安全部門の指導のもとにプログラム作成の中心となり、重要な役割を果たしてほしいとの声が上がった。研究者とも、CSC全体とも、意志の疎通を図ることが重要だった。 資源 新プログラムには人材、資金面のサポート、機器、スペースといった資源が必要である。必要な資源を把握しそこねたり、大幅に過小評価すると、将来的なプログラムの実現や信頼性に悪影響を及ぼしかねない。経営陣がプログラムに反対する理由の多くは、資金の必要性である。したがって、安全に投資することの費用優位性を強調することは欠かせない。安全は多大な投資リターンをもたらすのである。 JPLの場合、CSCの7人のンバーと、5人の研究室長、そして、最終的にはさらに75人の研究室長が、数人の技術分野監督者および数人の安全専門家とともにプロジェクトに参加した。各技術部門は、安全上必要な機器代や人件費の予算をもつ。しかし、本プログラム展開に当たっての初期コストの大半は、事前計画立案、フィードバックの解釈と調整、各研究室への導入の各段階において、安全部門が担った指導および促進作業に費やされた（つまり、主に人件費または賃金である）。 試験的プログラム LSCHPの構成と、LSCHPを必要とする研究室が一律に使用する正式書類の様式を策定する作業は、全関係者の忍耐と協力を必要とする、長く骨の折れる作業だった。正式書類の長さと内容については、CSCの主要研究者と安全専門家の合意が不可欠だった。こうした努力の結果、法令遵守の枠組みと、JPLにおける研究室安全基準が確立された。その過程では、法解釈、個々の事情に応じた手法及び個別のスタイルが、重要で複雑な役割を果たした。 LSCHPの提出書類は3枚ある。内容は以下の通り、簡潔である。
各チームは、完成したLSCHPを参考にしながら、5つの実験室で現場の再点検を行った。点検には研究室長（研究者）、各部門の安全コーディネーター、安全・環境専門家が立会い、情報やフィードバックを提供した。この現場での安全分析とハザードの見直しにおいては、研究室のレイアウト、使用される化学物質の量、洗眼器までの距離、個人用保護具の利用状況、既存の作業前安全点検（研究室内の全てのハザードの特定を主な目的とするプログラム）を再検討することにより、完成したLSCHPの適用可能性を検討することが主眼とされた。 LSCHPは作業前安全点検と違って、研究室ごとの特殊な化学物質のハザードの特定と文書化を主な目的とした。これにより、JPLの研究室の安全性をより詳細に分析できるようになった。試験的プログラムでの現場評価の結果、様式が多少変更され、安全分析の欄に各化学物質の許容暴露限界と使用頻度が追加された。 CSCとの事前作業とこのワークショップは、プログラムを実地に適用する際に、大きく役立った。各部門内にプログラムに精通した人材を確保することにより、研究者たちの間でプログラムへの参加意識を高め、プログラムの継続を確実なものにできた。LSCHPを作成する際には、これらの研究者が他の研究者の情報源となり、同僚間に強力なコミュニケーション経路を確立した。 マーケティングとコミュニケーション 生産的な安全プログラムを実行するに当たっての最大の難問は、利害関係者にプログラムを受け入れてもらうことである。管理者にしろ従業員にしろ、アメリカ労働安全衛生庁（OSHA）の安全要件に精通している人は少なく、単に守るべき規則のリストと見なしている人が大半である。したがって、安全プログラムのメリットや、それが個々人にどのように役立つかを認識させることは有益である。そこで、組織内の各種広報誌や定期会合で、さまざまな公式発表を計画することが重要である。こうした発表は、経営陣のプログラムに対する支援姿勢を示し、実施担当者に権威を与える効果がある。プログラムの売り込みは絶え間なく続くプロセスである。 JPLでは研究室安全委員会（Laboratory Safety Committee）を設置しており、主要管理職、指名された各部門の安全コーディネーター、労働安全プログラム室の専門家、システム安全プログラム室の専門家、環境問題プログラム室の専門家、設備担当者、労働衛生担当者、緊急対策担当者、消防・防犯部門代表者など約75人の職員が名を連ねている。安全部門とCSCが作成した第一次計画の概要を研究室安全委員会に説明し、さらなる支持や協力を得るとともに、試験的プログラムの実施計画に対する質問や不安、意見に答えた。月に一度のJPL研究室安全委員会の会合では、プログラムの詳細が示され、段階的手法がプログラムの重要要素として説明された。 同委員会では、新プログラムの規制上の要件、必要となる人件費その他のコスト、作業の重複の可能性、ワークショップの詳細に関する疑問がとりあげられた。各部門の代表者はLSCHPに関する情報を各部門の安全ミーティングに持ち帰り、情報伝達を促した。また、各部門の研究室長を対象とした別個のワークショップ開催が発表され、各部門の安全コーディネーターの参加も奨励された。安全プログラム室が開発したこの化学物質管理ワークショップは、研究室長やそれに代わる人々が各自のLSCHPを策定できるよう手助けすることを目的とした。 プログラムの実施 プログラムを実際に展開するよりかなり前から、（前述のように）数多くのコミュニケーション経路が確立され、いくつものワークショップが開催されていたおかげで、従業員は手順に戸惑ったり、疎外感を感じずにすんだ。JPLは安全専門家や同僚からの助言が必要な際の問合せ先を明確に示した。安全専門家は、各組織や部門がプログラムおよび計画全般をよりよく理解できるよう、細部にいたるまで指導し、個別に現場点検も行った。 プログラムの展開に際しては、毎月、新たな組織または部門でプログラムを実施していった。現場の研究者に手順を説明する手紙とともに、LSCHPの様式が配られた。全対象部門が一通り書類を作成した段階で、それら全部門がフィードバックを提供し、必要に応じて様式が修正された。この段階の最後に、様式が最終承認され、全研究室に配布された。 JPLでは年に一度、各研究室の現場点検を行い、LSCHPを見直している。研究手順やLSCHPへの記載が必要な化学物質には、しばしば変更がある。年に一度の見直しにより、こうした変更を三つの様式に確実に反映できる。 年に一度の更新を追跡管理するため、Microsoft® Access® のデータベースが構築され、LSCHPの有効期限が切れる60日前と30日前に、各研究室に自動的に通知が送られるようになっている。これにより、研究室長は期限内にLSCHPを更新・提出できるし、安全専門家も現場点検の日程を組むことができる。 また、ユーザからのフィードバックを受けて、新任の研究者もLSCHPに記入できるよう、詳細なガイドラインが作成されている。 新たな安全衛生プログラムの立案 これまで説明してきた計画および実施段階の諸要素を図1に示す。図1は、JPLのケーススタディおよび同プロジェクトからの教訓をもとに、プログラム実施の最適化された手法を示すとともに、さまざまな安全衛生プログラムの実施計画の雛形としても使用できるようになっている。 図1の一番上の要素である新たな安全プログラムの必要性は、安全上、規制上、ISO上の要件や、契約内容、最良実施例といった主な促進要因の検討に基づいて判断される。必要性が確実になったら、プログラム案が既存の企業方針や各種プログラムと調和することを、確認したほうがよいだろう。 次に、具体的な数値目標を決定する。その目標に基づいて、固定費および変動費を事前に見積ることができる。また、スケジュールも費用に大きな影響を及ぼすため、ここで立てておく必要がある。 その上で、プロジェクトの利害関係者を特定し、最初のミーティングを開く。利害関係者がプロジェクトの詳細を耳にするのはこれが最初なので、このミーティングでは新プログラムのメリットを強調することができる。プログラム案の有効性を判断するための目標値や検討されている測定基準は、十分に説明する必要がある。 実施計画はできるだけ早期に立てる。目標値や、作業の割当、スケジュールを書き出すことにより、作業の影響力の大きさや、プログラムの成功に必要な計画の詳細さやコストの水準が明確になってくる。また、第一次実施計画を書面にすることにより、今後プロジェクトを進める上で必要な経営陣の承認も得やすくなる。利害関係者からフィードバックを得ることは、実施計画の作成上きわめて重要であり、利害関係者の協力を確保すれば、成功の可能性も高まる。 意見や情報を求め、第一次実施計画を作成した上で、JPLは試験的プログラムの参加者を対象にワークショップを開くことにした。このワークショップのおかげで、全ての参加者がプログラム要件の遵守方法について、重要な助言や指導を得ることができた。綿密な準備はワークショップ成功の要である。また、第一次実施計画を書面にしておけば、プレゼンテーションの準備も容易になる。 新しいプログラムには、実施と記録の標準化を促す新たな様式が必要となることが多い。JPLにおいても、実際の実験や研究プロセスについて書類を作成することで、様式の変更すべき点や改善すべき点が明らかになった。ワークショップ参加者のコメントには、きちんと注意を払うべきである。 ワークショップでは、全参加者に、試験的プログラムの実施に際してするべきことを確実に把握させる必要がある。というのも、するべきことは人によって異なるからである。同時に、試験的プログラムにおいて不測の事態が生じたときには、安全プログラム室に連絡をとるよう、全参加者に促す必要がある。JPLのワークショップで浮上したいくつかの問題は、即座に解決できるものではなく、後に一定の取り組みが必要だった。ワークショップで出されたフィードバックは記録しておくことが望ましい。早い段階でこうした問題に対処しておけば、本格的実施への道のりがよりスムーズになる。 試験的プログラムでは、参加者が各自の職場で新安全プログラムを実行に移し、うまく機能しているかどうかを慎重に見守る必要がある。新たな安全要件導入への抵抗の大きさを見極め、抵抗が大きければ、何が反発を招いているのか、もっと簡単なやり方はあるか、そのプログラムには人々が賛同するだけのメリットがあるか、といったことを考える必要がある。 試験的プログラムの終了後、参加者からのフィードバックを取りまとめて検討し、必要な変更を加えて、最終的な実施計画を作成する必要がある。実施計画には、試験的プログラムの実施体験にもとづくマーケティング計画も盛り込む必要がある。マーケティング計画には、安全会議におけるプレゼンテーションやライン管理職へのブリーフィング、社内報や安全広報誌への記事掲載や、一部従業員への電子メール送付といったことが含まれる。 その上で、最終的な実施計画にあらゆる変更や追加を施し、経営陣にプレゼンテーションを行って、全社的導入の承認を得る。承認を得たら、いくつかのワークショップを企画して、実施担当者に訓練を施す必要がある。訓練対象者の人数が多数に上る場合には、中間的ステップとして「訓練担当者の訓練」が必要かもしれない。 プログラム展開に当たっては、実施計画を忠実に守り、部門ごとに独自のルールが生まれるのを避けなければならない。部門ごとに日にちを変えて、段階的にプログラムを実施すれば、限られた人数の安全担当者でも、実施状況を管理できる。スケジュール設定は慎重に行い、最適な時間枠を決定することが望ましい。また、適切な人事も成功には欠かせない。さらに、スケジュールの要所要所で実施状況を確認することは、プログラムの実施を怠ると法規制に触れるような場合には特に、実行管理の重要な部分となる。 実施後は、測定基準を監視し、定期的にフィードバックを評価することにより、プログラムのさらなる変更の可能性を探る。この時点で、プログラムは完全な稼動状態にあると見なされる。
謝辞 JPL研究者の協力と、安全・環境専門家をはじめとするJPL関係者の献身に感謝する。彼らの努力なしには、このプログラムは実現しなかっただろう。本論に述べた研究は、アメリカ航空宇宙局の依頼により、カリフォルニア技術研究所のジェット推進研究所において実施された。 文献 Control of Hazardous Substances Article 110. Regulated. Carcinogens. §5191. Occupational Exposure to Hazardous Chemicals in Laboratories. General Industry Safety Orders. Group 16. California Code of Regulations. Title 8, Subchapter 7. Hazard Communication. California Code of Regulations. Title 8, Section 5194. Hazard Communication. Code of Federal Regulations (29 CFR 1910.1200). Injury, Illness, Prevention Program. California Code of Regulations. Title 8, Section 3203. International Organization for Standardization: ISO 9001. 2000 standard. Occupational Exposure to Hazardous Chemicals in Laboratories. Code of Federal Regulations (29 CFR 1910.1450). 図1：新プログラムの実行  |
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